Gestern Abend wurde ich von dem Guest Service Team zum Essen eingeladen. Als Anlass galt der Abschied einer Kollegin und mein Welcome Lunch, zwar ist es schon einige Zeit her seit dem ich angefangen hatte, aber zeitlich hatte es vorher einfach nicht gepasst. Wir sind zum Prinsen Restaurant, gleich um die Ecke des Büros, gegangen, welches traditionell schwedische Küche mit einem französischen Flair serviert.
Ich nehme dieses Ereignis mal dazu etwas mehr über meinen Praktikumsbetrieb und meinen Aufgaben hier zu erzählen.
Ich habe das Glück das Praktikum in meinem Ausbildungsbetrieb zu machen, nur an einem anderen Standort. Das hat mir sehr geholfen von Anfang an wirklich ein Teil des Teams zu sein und mit zu Helfen, da ich mit dem System und den Abläufen vertraut bin. Nur das System, mit welchem man die verschiedenen Konferenzräume täglich bucht, musste mir noch näher gebracht werden. Aber nach ein paar Übungsbuchungen habe ich auch das schnell hinbekommen. (White & Case Website)
Mein Betrieb ist eine internationale Anwaltskanzlei, die sich um Firmenrecht kümmert. Das heißt, als Privatperson ist man hier falsch. Im Stockholmer Standort werden folgende Abteilungen vertreten: Disputes, PE, Banking and Finance. Ich allerdings verbringe den Sommer an der Rezeption.
Englisch ein Must-Have, da wir viele internationale Mandanten haben. Auch so spricht das schwedische Volk super Englisch und ich habe hier keine Probleme mich zu verständigen.
Die Rezeption ist der erste Ort an dem der Mandant einen Eindruck von White & Case bekommt. Deswegen ist es wichtig ein ordentliches und gepflegtes Aussehen an den Tag zu bringen.
Normalerweise trägt das Empfangs-Team eine einheitliche Uniform, Stockholm hat sich dagegen entschlossen. Das Team ist sehr jung und besteht mit mir aus 4 Frauen im Alter von 19 - 2.
Alltag an der Rezeption:
Wir kümmern uns um die Konferenzräume, Bestellung von Catering für Meetings und Lebensmittel für interne Mitarbeiter.
Die Rezeption ist von 08:00 morgens bis 20:00 Uhr besetzt und es gibt verschiedene Schichten, 7:45 (Frühschicht), 08:00, 08:15 und 11:30 (die Spätschicht). Die Frühschicht checkt als Erstes die E-Mails des Rezeption Accounts, brüht den Kaffee für den Vormittag und fängt an die Meeting-Räume, die am Morgen besetzt sind, mit Kaffee, Milch und ggf. Frühstück zu bestücken. Wenn die anderen beiden Schichten kommen, helfen diese der ersten Person alle Meetings für den Tag oder sonstige Events vorzubereiten.
Sobald die Spätschicht eintrifft, kann die Pausen Rotation beginnen.
Tagsüber kommen meistens Raum Reservierungsanfragen, Anruf Anfragen, wöchentliche Bestellungen wie Milch, Lebensmittel, Cola und Kaffee werden getätigt (die dann alle in einer Liste weitergeführt werden), Abholung/Bestellung von Catering und zum Beispiel die Besorgung von Mitarbeitergeschenken.
Um 16:45 geht dann die letzte der Morgenschicht und die Spätschicht ist ab dann alleine. Vor allem im Sommer ist es sehr ruhig und meistens bestückt man die Konferenzräume für die nächsten Meetings, schließt alle Fenster, beantwortet das Telefon und E-Mails, bestellt den „Abend-Snack“ von Aptit, der jeden Tag kommt und für Mitarbeiter gedacht ist die bis spät in die Nacht arbeiten. Um 20:00 Uhr ist dann Feierabend und man schaltet die Lichter aus und geht nach Hause. Am nächsten Morgen beginnt dann alles von vorne.
Ich mag diese Arbeit sehr, weil man keinen richtigen Arbeitsplatz hat. Man bewegt sich den ganzen Tag, sei es von Kaffee auswechseln in langen Meetings oder zum Nachbar Café laufen und Macrons abholen oder noch schnell Tischdecken für ein internes Event besorgen. Es ist abwechslungsreich und man weiß nie was der Tag bringt. Es kann auch vorkommen das spontan ein Meeting mit 14 Personen reinkommt, die in zwei Stunden auch noch ein Mittagessen haben möchten. Da muss man schnell handeln.
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